Privacy Policy — MailMind
Last updated: 13 August 2026
This English section states, in full, how MailMind accesses, uses, stores and shares Google user data. The complete policy — including your rights under the GDPR — follows below in Danish. Both versions are binding; the Danish text is the complete one, and nothing in it contradicts what is stated here.
What MailMind is
MailMind is a self-hosted email assistant for private use. It helps the owner of a mailbox sort incoming mail, draft replies, keep track of unanswered threads, and search their own mail history.
MailMind is not a service you can sign up for. It is operated by Jesper Holm Pedersen on his own server and used solely by the operator and a small number of named individuals in the same household or company. There is no public sign-up, and access is not sold.
Data controller
Jesper Holm Pedersenjesper@holm-pedersen.com
What Google user data MailMind accesses
When you connect your Google account, MailMind accesses:
- Your messages — sender, recipients, subject, body, timestamps and labels
- Text from attachments — extracted so the documents can be searched
- Your labels and folders — to sort and archive
- Your email address and name — to create drafts with the correct sender
A single Gmail scope is requested: https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify. It covers reading messages, adding and removing labels, archiving, and creating drafts — and nothing else. MailMind does not request permission to send mail on your behalf, and does not request permission to delete permanently.
How that data is used
Solely to provide the assistant's functions to you:
- Sorting. Incoming mail is categorised so the inbox contains only what is waiting for you.
- Draft replies. Drafts are written in your own style. Drafts are never sent automatically — you press send yourself in your ordinary mail client.
- Follow-up. Sent messages that have not been answered are tracked.
- Search. Your mail history and the text in your attachments are made searchable.
- A morning overview sent to your own address. It may contain subject lines from your own mail, never body text. Any push notification contains only counts and generic wording, never a subject.
The data is not used for advertising, not used to build profiles, and not used for anything that is not directly about operating your own mailbox.
How that data is stored
Data is stored on a server in Finland, in a database that is encrypted on disk.
No mail account is connected until key management and a tested restore from encrypted backup are in place, with keys held separately from the backups. That is a condition, not an intention: until it is met, no real mail is processed.
- Messages and attachment text are retained for as long as the account is connected. The default is the most recent three years; this is configurable.
- If you delete a message in Gmail, the local copy is marked and removed shortly after.
- The temporary lookup tables used to restore masked values are deleted quickly and are never stored alongside the text.
- Logs never contain the content of your mail.
How that data is shared
MailMind does not sell, rent or otherwise transfer your data. There is one exception you should know about:
To categorise mail and write drafts, message text is sent to a language model provider, which processes the text and returns a result. This happens under the following conditions:
- Nothing is sent until a data processing agreement is in place with the provider. Without that agreement there is no categorisation and no drafting — the text does not leave the server.
- The agreement must prohibit the provider from using the content to train models.
- The content is not retained by the provider beyond what the processing requires.
- Sensitive values are removed automatically before the text is sent: passwords, one-time codes, password-reset links, national identification numbers, bank account numbers and payment card numbers are replaced with placeholders and restored only locally.
- If that automatic removal fails, the text is not sent. Nothing happens instead, and the failure is logged without content.
Beyond this, your data never leaves the server.
Google API Services — Limited Use
MailMind's use of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Specifically:
- Data is used only to provide the functions described above.
- Data is not transferred to others, except as described in the section on the language model provider, and only to the extent necessary to provide the function.
- Data is not used for advertising.
- No humans read your data, other than yourself — and the operator, to the extent necessary to fix a fault you have reported yourself, or where the law requires it.
Disconnecting, and deletion
If you disconnect your Google account, everything about that mailbox is deleted: the local copy of your mail, the search index, everything the system has learned, and the access keys. This happens without you having to ask, and there is a documented, tested procedure for it.
You can also revoke MailMind's access directly with Google at any time, via your Google Account security settings.
Your rights
You may at any time obtain access to what is stored about you, have it corrected, have it exported in a readable format, or have it deleted. Write to jesper@holm-pedersen.com. Processing is carried out under the GDPR, and you have the right to complain to the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet).
Changes to this policy
If the policy changes, the date at the top is updated. Changes that affect how your data is processed will be communicated to you directly before they take effect.
Privatlivspolitik — MailMind
Senest opdateret: 13. august 2026 · Den fuldstændige politik. Et engelsk sammendrag står øverst på siden.
Hvad MailMind er
MailMind er en selvhostet mailassistent til privat brug. Den hjælper indehaveren af en mailkonto med at sortere indgående post, skrive svarudkast, holde styr på ubesvarede tråde og søge i sin egen mailhistorik.
MailMind er ikke en tjeneste, du kan oprette dig på. Den drives af Jesper Holm Pedersen på egen server og bruges udelukkende af ejeren og et lille antal navngivne personer i samme husstand eller virksomhed. Der er ingen offentlig tilmelding, og der sælges ikke adgang.
Hvem er dataansvarlig
Jesper Holm Pedersenjesper@holm-pedersen.com
Spørgsmål om denne politik eller om dine data besvares på ovenstående adresse.
Hvilke data behandles
Når du forbinder din Google-konto til MailMind, får programmet adgang til:
- Dine mails — afsender, modtagere, emne, brødtekst, tidspunkter og labels
- Tekst fra vedhæftede filer — MailMind udtrækker tekst fra dokumenter for at kunne søge i dem
- Dine labels og mapper — for at kunne sortere og arkivere
- Din e-mailadresse og dit navn — for at kunne oprette svarudkast med korrekt afsender
MailMind gemmer en kopi af disse data på sin egen server, så søgning og sortering kan fungere uden at kontakte Google ved hvert opslag.
Hvad data bruges til
Udelukkende til at levere assistentens funktioner til dig selv:
- Sortering. Indgående mails kategoriseres, så indbakken kun indeholder det, der venter på dig.
- Svarudkast. Der skrives udkast i din egen skrivestil. Udkast sendes aldrig automatisk — du skal selv trykke send i din almindelige mailklient.
- Opfølgning. Sendte mails, der ikke er blevet besvaret, holdes der øje med.
- Søgning. Din mailhistorik og teksten i dine vedhæftninger gøres søgbar.
Data bruges ikke til reklame, ikke til at bygge profiler, og ikke til noget som helst, der ikke direkte handler om at betjene din egen postkasse.
Mail, MailMind selv sender til dig
MailMind sender to slags beskeder til din egen adresse:
- Et morgenoverblik med, hvad der venter på dig i dag. Det kan indeholde emnelinjer fra din egen post — aldrig brødtekst.
- Driftsalarmer, hvis systemet er holdt op med at kunne hente din post. De indeholder aldrig indhold fra dine mails.
Beskederne sendes fra MailMinds egen server til dig, ikke gennem din Google-konto — MailMind har ikke tilladelse til at sende mail på dine vegne. Sender programmet en påmindelse til din telefon, indeholder den kun tal og generelle vendinger ("3 ting venter på dig"), aldrig emne eller indhold, så der ikke står noget følsomt på en låst skærm.
Deling med andre
MailMind sælger, udlejer eller videregiver ikke data.
Der er én undtagelse, som du skal kende: For at kunne kategorisere mails og skrive udkast sendes mailtekst til en sprogmodel-udbyder, som behandler teksten og sender et svar tilbage. Det sker under følgende betingelser:
- Der sendes intet, før der er indgået en databehandleraftale med udbyderen. Er aftalen ikke på plads, sker der ingen kategorisering og skrives ingen udkast — teksten forlader ikke serveren.
- Aftalen skal forbyde udbyderen at bruge indholdet til at træne modeller.
- Indholdet opbevares ikke af udbyderen ud over det, behandlingen kræver.
- Følsomme oplysninger fjernes automatisk, før teksten sendes: adgangskoder, engangskoder, nulstillingslinks, personnumre, kontonumre og betalingskortnumre erstattes med pladsholdere og sættes først tilbage lokalt.
- Slår den automatiske fjernelse fejl, sendes teksten ikke. Der sker i stedet ingenting, og fejlen logges uden indhold.
Ud over dette forlader dine data aldrig serveren.
Hvor data opbevares, og hvor længe
Data ligger på en server i Finland, i en database der er krypteret på disken.
Ingen mailkonto kobles til, før nøglehåndteringen og en afprøvet gendannelse fra krypteret sikkerhedskopi er på plads — nøglerne opbevaret adskilt fra kopierne. Det er en betingelse, ikke en hensigt: så længe den ikke er opfyldt, behandles der ingen rigtig post.
- Mails og vedhæftningstekst opbevares, så længe kontoen er forbundet. Standard er de seneste tre års post; det kan indstilles.
- Sletter du en mail hos Google, markeres kopien og fjernes kort efter.
- De midlertidige oversættelsestabeller, der bruges til at sætte fjernede oplysninger tilbage, slettes hurtigt og opbevares aldrig sammen med teksten.
- Logs indeholder aldrig indholdet af dine mails.
Når du kobler kontoen fra
Frakobler du din Google-konto, slettes alt om den mailboks: den lokale kopi af dine mails, søgeindekset, alt hvad systemet har lært, og adgangsnøglerne. Det sker, uden at du behøver bede om det, og der findes en dokumenteret procedure, som er afprøvet.
Du kan når som helst også tilbagekalde MailMinds adgang direkte hos Google via Google-kontoens sikkerhedsindstillinger.
Google API Services — begrænset anvendelse
MailMinds brug af oplysninger modtaget fra Google API'er følger Google API Services User Data Policy, herunder kravene om Limited Use.
Konkret betyder det:
- Data bruges kun til at levere de funktioner, der er beskrevet ovenfor.
- Data overføres ikke til andre, undtagen som beskrevet i afsnittet om sprogmodel-udbyderen, og kun i det omfang det er nødvendigt for at levere funktionen.
- Data bruges ikke til reklame.
- Ingen mennesker læser dine data, undtagen dig selv — og systemets ejer i det omfang, det er nødvendigt for at rette en fejl, du selv har rapporteret, eller hvor loven kræver det.
Hvilke tilladelser der bedes om, og hvorfor
Der bedes om én Gmail-tilladelse, gmail.modify. Den dækker fire ting, og hver af dem er nødvendig for en funktion, du kan se på forsiden:
| Hvad adgangen bruges til | Hvilken funktion den er nødvendig for |
|---|---|
| Læse dine mails — emne, brødtekst, afsender, modtagere, tidspunkter | Sortering, svarudkast, opfølgning på ubesvarede tråde, søgning |
| Læse vedhæftede filer | Søgning i indholdet af dine dokumenter |
| Sætte og fjerne labels, arkivere | At sorteringen også er synlig i din egen mailklient og på telefonen |
| Oprette kladder | At svarudkastet lander i den rigtige tråd med den rigtige afsender |
MailMind beder ikke om tilladelse til at sende mail på dine vegne, og ikke om tilladelse til at slette permanent.
Dine rettigheder
Du kan til enhver tid få indsigt i, hvad der er gemt om dig, få det rettet, få det udleveret i et læsbart format eller få det slettet. Skriv til jesper@holm-pedersen.com.
Behandlingen sker efter databeskyttelsesforordningen (GDPR). Du har ret til at klage til Datatilsynet.
Ændringer i denne politik
Ændres politikken, opdateres datoen øverst. Ændringer, der har betydning for, hvordan dine data behandles, får du direkte besked om, før de træder i kraft.
Kontakt
Jesper Holm Pedersen · jesper@holm-pedersen.com