MailMind
A self-hosted email assistant for private use.
MailMind helps the owner of a mailbox stay on top of their own email. It runs on the owner's own server. It is not a service anyone can sign up for.
MailMind is operated by Jesper Holm Pedersen and used by the operator and a small number of named individuals in the same household or company. There is no public sign-up, and access is not sold.
What MailMind does
1. Sorts incoming mail
Every new message is categorised so the inbox contains only what actually needs a reply. Newsletters, receipts and automated notices are set aside instead of piling up.
2. Drafts replies in your own writing style
MailMind learns how you phrase things and places a draft reply in your drafts folder. Drafts are never sent automatically. They sit as drafts in your ordinary mail client, and you press send yourself — or you don't.
3. Tracks unanswered threads
After you send a message, MailMind watches for a reply. If none arrives, it reminds you. Automatic out-of-office replies and bounce messages do not count as a reply.
4. Makes your mail history searchable
Both messages and the text inside attached documents are made searchable, so you can find something again without remembering who wrote it or when.
5. Sends you a morning overview
A short email listing what is waiting for you today, and what is waiting on other people.
Why MailMind needs access to your Gmail data
MailMind cannot perform any of the tasks above without reading your mail and placing drafts back into it. Here is what each part of the access is used for:
| Access | What it is used for |
|---|---|
| Read your messages subject, body, sender, recipients, timestamps |
To categorise mail, write a draft reply that fits the conversation, see whether a thread has been answered, and make the history searchable. |
| Read attachments | To extract the text, so you can search inside your own documents. |
| Add and remove labels, archive | To write the sorting back into your Gmail, so it is also visible in your ordinary mail client and on your phone. |
| Create drafts | To place the draft reply in the correct thread, with the correct sender address. |
MailMind requests a single Gmail scope, https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify, because it covers exactly these four things and nothing more.
MailMind does not request permission to send mail on your behalf, and does not request permission to delete anything permanently. A draft becomes a sent message only when you press send yourself.
What MailMind does not do
- It does not send mail on its own.
- It does not use your data for advertising, and does not build profiles.
- It does not sell, rent or otherwise transfer your data.
- It does not let other people read your mail, beyond what the privacy policy describes: the operator may see content if you ask for help with a fault you have reported, or where the law requires it.
To categorise mail and write drafts, message text is sent to a language model provider under a data processing agreement that forbids the provider from training models on the content. Passwords, one-time codes, national identification numbers, bank account numbers and payment card numbers are removed automatically before the text leaves the server. If that removal fails, the text is not sent at all. This is described in detail in the privacy policy.
Privacy Policy → How MailMind accesses, uses, stores and shares data from your Google account — and how to have all of it deleted. An English summary is at the top of that page; the full policy follows in Danish.Contact
Jesper Holm Pedersen · jesper@holm-pedersen.com
MailMind
En selvhostet mailassistent til privat brug.
MailMind hjælper indehaveren af en mailkonto med at holde styr på sin egen post. Den kører på ejerens egen server — ikke som en tjeneste, andre kan oprette sig på.
Programmet drives af Jesper Holm Pedersen og bruges af ejeren og et lille antal navngivne personer i samme husstand eller virksomhed. Der er ingen offentlig tilmelding, og der sælges ikke adgang.
Hvad MailMind gør
1. Sorterer indgående post
Hver ny mail kategoriseres, så indbakken kun indeholder det, der faktisk venter på et svar. Nyhedsbreve, kvitteringer og automatiske beskeder lægges til side i stedet for at ligge og fylde.
2. Skriver svarudkast i din egen skrivestil
MailMind lærer, hvordan du selv formulerer dig, og lægger et udkast til svar i din kladdemappe. Udkast sendes aldrig automatisk. De ligger som kladder i din almindelige mailklient, og du trykker selv send — eller lader være.
3. Holder øje med ubesvarede tråde
Når du har sendt en mail, holder MailMind øje med, om der kommer svar. Gør der ikke det, minder den dig om det. Automatiske ferie-svar og returmails tæller ikke som et svar.
4. Gør din mailhistorik søgbar
Både mails og teksten i vedhæftede dokumenter gøres søgbare, så du kan finde tilbage til noget uden at huske, hvem der skrev det hvornår.
5. Sender dig et overblik om morgenen
En kort mail med, hvad der venter på dig i dag, og hvad der venter på andre.
Hvorfor MailMind beder om adgang til din Gmail
MailMind kan ikke løse nogen af opgaverne ovenfor uden at kunne læse din post og lægge kladder tilbage. Her er, hvad hver enkelt tilladelse bruges til:
| Adgang | Hvad den bruges til |
|---|---|
| Læse dine mails emne, brødtekst, afsender, modtagere, tidspunkter |
For at kunne kategorisere posten, skrive et svarudkast der passer til samtalen, se om en tråd er blevet besvaret, og gøre historikken søgbar. |
| Læse vedhæftede filer | For at kunne udtrække teksten, så du kan søge i indholdet af dine dokumenter. |
| Sætte og fjerne labels, arkivere | For at kunne lægge sorteringen tilbage i din Gmail, så den også er synlig i din almindelige mailklient og på telefonen. |
| Oprette kladder | For at kunne lægge svarudkastet i den rigtige tråd, med den rigtige afsenderadresse. |
Samlet bedes der om Gmail-tilladelsen gmail.modify, fordi den dækker netop disse fire ting.
MailMind beder ikke om tilladelse til at sende mail på dine vegne, og ikke om tilladelse til at slette noget permanent. En kladde bliver først til en sendt mail, når du selv trykker send.
Hvad MailMind ikke gør
- Sender ikke mail af sig selv.
- Bruger ikke dine data til reklame og bygger ikke profiler.
- Sælger, udlejer eller videregiver ikke dine data.
- Lader ikke andre læse din post — ud over det, privatlivspolitikken beskriver: at den, der driver programmet, kan komme til at se indhold, hvis du selv beder om hjælp til en fejl, eller hvor loven kræver det.
Til kategorisering og skrivning af udkast sendes mailtekst til en sprogmodel-udbyder under en databehandleraftale, hvor indholdet ikke må bruges til at træne modeller. Adgangskoder, engangskoder, personnumre, kontonumre og betalingskortnumre fjernes automatisk, inden teksten forlader serveren. Slår fjernelsen fejl, sendes teksten slet ikke. Det er beskrevet i detaljer i privatlivspolitikken.
Privatlivspolitik → Hvordan MailMind tilgår, bruger, opbevarer og deler data fra din Google-konto — og hvordan du får det hele slettet igen.Kontakt
Jesper Holm Pedersen · jesper@holm-pedersen.com